Devo dire che questo è il momento più difficile del mio lavoro, il preventivo.
Nonostante la minuziosa parametrizzazione di ogni richiesta ed evento possibile mi trovo sempre in concorrenza con quotazioni che mi fanno sentire a volte un "rapinatore" e a volte uno "svenduto".
In entrambi i casi comunque a disagio, poichè le quotazioni, quasi sempre, nemmeno si assomigliano; per lo stesso sito possono variare dai 500 ai 5000 euri... se fossi io dall'altra parte non saprei cosa pensare.
Qualsiasi saggio direbbe "si scarta sempre la più bassa e la più alta", ma mi rifiuto di affrontare problemi tecnologici con dei motti popolari! Le spiegazioni ci sono e vanno evidenziate e tenute presenti per non finire in balia di un mercato fatto da innumerevoli figure professionali a volte adatte a ricoprire la mansione affidata a volte solo a "caccia" di qualsiasi cosa per sopravvivere.
Bisogna tenere in considerazione anche che la maggior parte dei nostri interlocutori non ha competenze tecniche da saper valutare molte delle cose che proporremo, giudicano ciò che vedono, un'immagine, i cosiddetti "effetti speciali" prodotti da un filmatino o da un menù accattivante, non riusciranno a capire le ore passate a cercare di ottimizzare i css, le query al database o il codice perchè il sito sia usabile.

Può darsi persino che non sia nemmeno ben chiaro l'utilizzo che se ne vuole fare, lo si vuole semplicemente perchè ormai invece di cercare sulle pagine gialle si cerca con google e poi ormai ce l'hanno tutti.
Sinceramente quando mi trovo davanti a questa tipologia di cliente spero più di perderlo che di acquisirlo poichè, farò un lavoro banale, dove ogni cosa sarà volta alla minor spesa maggior resa e soprattutto, difficilmente si riesce ad accontentare chi non sa cosa vuole.
Facendo una divisione tra un sito hobbistico o blog e un sito aziendale, considero quest'ultimo un vero e proprio strumento che serve ad interagire con i clienti, potenziali o acquisiti, che fornisca informazioni esaurienti e che permetta di collezionare una serie di dati utili al marketing.
Credo che uno strumento del genere meriti molto perchè potenzialmente può darci molto, molto di più di quello che ci costerà.

Quindi incominciamo a stabilire un punto base: prima di organizzare un briefing con chi realizzerà l'applicazione bisognerà avere ben chiaro quali saranno gli scopi principali, ovvero quali saranno le funzionalità che questo sito dovrà avere.
Non è necessario stabilire già da ora in che modo, quello sarà discusso sentendo anche i consigli di chi se ne occupa. Ovviamente sarà bene sentire più di un parere.
Fino a questo punto non è necessario essere degli informatici, si può navigare per rendersi conto gli altri cosa fanno oppure chiedere ai vari partner di mercato come risolvono certe problematiche.
Cercate di trarre esempi da aziende simili alla vostra, è inutile tentare di imitare il sito della multinazionale leader di settore se abbiamo un'azienda di dieci persone con una fetta di mercato completamente diversa. Saranno diversi anche i fruitori dei due siti.
Successivamente è buona cosa consultarci anche con chi, all'interno dell'azienda, si occuperà della gestione o dell'inserimento di varie tipologie di contenuti, potrebbero nascere spunti interessanti.
Ora che avete le idee più chiare sulla "macchina" che vi serve provate a stabilire un budget che potreste investire per una macchina così.
Non è un'eufemismo parlare di macchina, il sito dovrà essere inteso proprio come una macchina nella sua definizione fisica: uno strumento atto a compiere un lavoro utile. Dimensionare la macchina alle proprie esigenze è la prima forma di economia che si può fare, gli optional inutili creano solo confusione nel visitatore e a voi costi maggiori.
Soprattutto se vi rendete conto di avere budget limitati cercate di investire secondo delle priorità; esempio, se avvertite come necessità di acquisire notorietà e ampliare la vostra clientela forse sarà meglio investire in un buon strumento di marketing (newsletter, reporting etc.) e in un buon lavoro SEO e assicurarci di avere uno strumento successivamente ampliabile, facilmenti e senza costi esosi per rifare completamente parti importanti. Un sito modulare è indispensabile, almeno a chiunque non possieda al proprio interno un team di sviluppo.

Siete pronti ad organizzare il briefing, anzi, prima dovrete scegliere chi interpellare per i preventivi, come scegliere?
Solitamente esiste il passaparola o l'indicazione dell'amico, se non avete o non volete ricorrere a queste risorse, senza fare discorsi di bravi e meno bravi... rivolgetevi ad un professionista. Può capitare di sbagliarsi ma se ne ne ascolterete più d'uno saprete farvi un'opinione in merito.
Il professionista lo riconoscerete perchè vi darà risposte precise e vi farà domande precise, saprà fornirvi paragoni tecnici comprensibili e anche proporre soluzioni alternative.
Infatti "proporzionare la macchina" sarà anche suo compito rendendosi conto di tante cose chiedendole a voi, quali?

Alla base di tutto potrebbero esserci le dimensioni del box, comprare la macchina più lunga sarebbe un disastro,... figuriamoci un camion!
Vi chiederà innanzitutto se avete già una macchina che lo ospiterà o se dovrà occuparsi lui di questo e se avete già un database o applicazioni eventuali che dovranno interfacciarsi, se avete idea della quantità di contenuti da gestire.
Da questo dipenderà la tecnologia, ovvero i linguaggi con cui l'applicazione verrà sviluppata e potrebbero dipendere anche la possibilità o meno di avere alcune funzionalità. Un'altro dato importante, non facile da stabilire, saranno i volumi di traffico, poichè trovarsi un'applicazione o peggio un server "debole" o lento potrebbe compromettere in breve tempo il servizio.
A tal proposito, una case history emblematica, è quella dell'applicazione online costruita per poter presentare le domande per la regolarizzazione e il permesso di soggiorno... ha resistito si e no dieci minuti... dopodichè ... dossato! seduto! giù!
Poteva essere il più bel sito del mondo ma in quanto ad utilità si è dimostrato ... inutile allo scopo per cui era stato creato, praticamente solo una bella vetrina. Ovviamente con risorse pubbliche a disposizione il problema è stato celermente risolto e chi ieri aveva bisogno di quel servizio oggi ne ha ancora bisogno e cerca ancora di accedere, diverso sarebbe stato per voi, in quel momento probabilmente avreste perso dei potenziali clienti o comunque ne avreste deluso un'aspettativa.

Se dopo un paio di ore di disquisizioni il vostro interlocutore sarà riuscito a spiegarvi come intende realizzare il motore, ciò che muoverà ogni cosa, che garantirà l'iterazione, ora bisogna affrontare un'altro punto basilare per la riuscita di un buon lavoro: la comunicazione, ovvero cosa dico, come lo dico, cosa uso per dirlo.
Se vi siete appoggiati ad una web agency probabilmente il vostro interlocutore saprà acquisire anche un briefing di comunicazione o eventualmente si farà accompagnare da un supporto tecnico in grado di affrontare questo problema in relazione al web, altrimenti vi offrirà di farlo lui stesso avendone una parziale competenza o di appoggiarsi a sua volta ad una agenzia di comunicazione.
Quì mi fermo per fissare un'altro punto molto importante per quello che sarà il preventivo finale. Capite già che entrano o meno in gioco figure e quindi competenze professionali diverse; stabilirne la necessità o meno dipende da voi e da quanto appunto volete investire per raggiungere l'obbiettivo che vi siete posti. Questo il più delle volte è ciò che chiarisce perchè un sito può costare 500 o 1000 oppure dieci volte tanto, basta che la sostanza ci sia veramente. E' un po' come per il gelato, non è che costa meno, semplicemente ricevi due palline anzichè tre e se volevi fare colpo sulla ragazza... beh... diciamo che non hai fatto una bruttissima figura.

Sarà difficile capire il perchè di alcune spese o suggerimenti, non pretendete sempre di capire tutto, magari non ne siete in grado, un minimo di rischio ci deve sempre essere, pensate quando vi rivolgete ad altri professionisti per altre cose. Oggigiorno è impossibile sapere tutto di tutto, molte cose si sono specializzate in competenze più capillari e il web è una di queste.
Se fino a qualche anno fa il "webby" era un po' il tuttofare della rete, adesso non è più possibile, o meglio si riescono a ricoprire sufficientemente un po' tutti i ruoli ma si eccelle solo in uno o due. Se non riuscite a capire perchè vi viene chiesta una certa somma per l'ottimizzazione per i motori di ricerca pensate a come poteva essere la rete qualche anno fa, decrementando altrettanto quadraticamente lo sviluppo che c'è stato.
Era occupata da 1/100 almeno del traffico odierno e il motore di ricerca categorizzava le pagine semplicemente leggendo i contenuti. Ora, oltre ad essere nella situazione di un bimbo smarrito sulla spiaggia di Riccione in agosto, anche i motori e Google soprattutto sono diventati palati raffinati. Sono loro alla fine a determinare se verrai trovato o meno e se al tuo posto verrà invece fornita la concorrenza.
Vuole il maggiordomo fuori casa, una bella sitemap che gli indichi come è fatta la casa, come muoversi ci pensa lui, ma sempre a seconda che gli forniate link chiari da seguire e soprattutto si arrabbierà da morire quando dietro la scritta bagno il bagno non c'è.
Scherzi a parte è proprio così che in fondo ragiona, facendo anche valutazioni qualitative di ciò che trova. Parametrizzato a valutare tutto in termini di fruibilità, popolarità, quantità di contenuti e differenziazione nella presentazione che indica una cura nella usabilità del sito, ne valuterà anche un'eventuale accessibilià da parte di altri apparecchi multimediali o persone con svantaggi sensoriali e cognitivi.

Capite che se tutto questo è anche o in parte quello a cui mirate avrà un costo in proporzione alle fatidiche "palline di gelato".
E non solo, diffidate da chi è in grado di darvi tutto questo a costi sottomercato, servono professionalità che sono all'apice del loro mercato e non li troverete in saldo.
Non fatevi nemmeno l'idea che per avere un sito bisogna per forza avere tutto questo, o averlo subito, potrebbe occorrervi molto meno.
E' inutile conquistare attraverso tecnologia e comunicazione clienti che non si sarà mai in grado di soddisfare, sarà più che altro necessario chiedersi cosa il nostro "cliente tipo" si aspetterebbe di trovare visitandoci e quale servizio potrebbe facilitargli la vita, quindi invogliarlo a consultarci, un solo cliente acquisito ci avrebbe già ripagato l'investimento fatto.

Credo sia inutile esaurire l'argomento, anche perchè credo non ci riuscirei, mille problematiche nuove mi capitano ogni giorno che il mio sogno di costruire schemi predefiniti sta un po' svanendo a confronto con la realtà.
Ciò che voglio sottolineare è che spesso per prezzi diversi non si ha proprio la stessa cosa, così come non sostengo che necessariamente ciò che costa di più vale di più, semplicemente rendetevi conto molto bene di ciò che chiedete, in tutte le sue parti, perchè sarà facile valutare poi se vi viene veramente dato o se è restato nel... virtuale!